Comment gérer instantanément les e-mails plus efficacement [15 conseils]

La technologie du courrier électronique a été inventée en 1971 et elle est toujours aussi florissante.

Mais il y a une chose qu'ils n'avaient pas prévue à l'époque. C'est le fait que, environ 50 ans plus tard, 320 milliards d'e-mails serait envoyé chaque jour.

Au fil des ans, le courrier électronique a commencé à devenir incontrôlable. Aujourd'hui, le traitement des e-mails est une énorme perte de temps et un important facteur de stress.

Une étude menée par l'UC Irvine et l'armée américaine a même établi une impact du courrier électronique sur la fréquence cardiaque.

Donc, si vous accordez de l'importance à votre temps et à votre santé, vous devez faire attention à la façon dont vous gérez votre courrier électronique.

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre dès maintenant pour améliorer la gestion de vos e-mails.

Utiliser un outil de gestion des tâches

Lorsque vous ouvrez votre courrier réel, vous ne le remettez pas dans votre boîte aux lettres, n'est-ce pas ?

Il en va de même pour le courrier électronique.

De nombreuses personnes utilisent leur boîte aux lettres pour gérer leurs tâches.

Soit en créant des conversations avec eux-mêmes, soit en marquant les e-mails lus comme « non lus ». De cette façon, ils pourront y revenir plus tard.

Ce n'est pas durable car ces e-mails finissent de toute façon par être enterrés. Cela ne vous donne pas non plus une vision claire de ce que vous devez faire.

Une meilleure façon d'y faire face est d'utiliser un outil de gestion des tâches ou une liste de tâches. Ouvrez votre e-mail et si vous devez effectuer une action, créer une tâche pour ça.

Ainsi, vous n'aurez pas besoin de retourner dans votre boîte aux lettres et de trier tout le temps par « non lu ».

Surtout s'il s'agit de questions importantes qui ne nécessitent pas d'action immédiate. Parce que cela signifie que certains e-mails resteront dans votre boîte aux lettres pendant des jours ou des semaines avant que vous ne les traitiez.

Évitez complètement cela en utilisant un outil de gestion de tâches ou de projets.

(Conseil de pro : dans Rooftop, e-mails sont tâches ; Essayez-le maintenant et constatez un changement immédiat dans la façon dont vous gérez les e-mails)

Catégorisez vos e-mails

La gestion des priorités est devenue primordiale.

En ce sens, la configuration de catégories pour vos e-mails facilite grandement les choses.

Vous êtes peut-être responsable de plusieurs départements. Vous êtes peut-être en charge de plusieurs projets au sein de vos départements.

Dans tous les cas, garder les conversations dans la bonne catégorie vous fera gagner beaucoup de temps. Il offrira également une clarté inégalée.

Vous ne perdrez pas de temps à chercher des conversations. Et vous serez en mesure de savoir immédiatement quelles sont les priorités de chaque projet.

Maintenant, tout est probablement mélangé. Mais tu peux changer ça !

Configurez des règles automatisées

L'automatisation de votre boîte aux lettres vous évitera bien des maux de tête.

Imaginez que vous n'ayez pas à trier les 150 e-mails que vous trouvez chaque matin dans votre boîte aux lettres. Et s'ils pouvaient se débrouiller seuls ?

Votre client de messagerie vous permet probablement de vous assurer que les e-mails se retrouvent dans les bonnes catégories. Il peut être basé sur l'expéditeur, sur un mot dans la ligne d'objet, sur la longueur du texte, etc.

De cette façon, les e-mails courts que vous pouvez traiter rapidement se retrouveront dans une catégorie spécifique. Il en va de même pour les e-mails d'un client difficile. Et ainsi de suite.

Utiliser des étiquettes d'état

Lecture/Non lu est un bon début, mais cela ne vous dit pas grand-chose.

La création d'étiquettes de statut vous permet de savoir ce qui se passe en un coup d'œil.

Il peut vous indiquer si la situation persiste, si elle est bloquée, si des recherches supplémentaires sont nécessaires, etc.

Au cas où vous utiliseriez un boîte de réception partagée, cela permet à vos collègues de prendre le relais et de travailler plus efficacement.

Créez des modèles d'e-mails

Si vous continuez à recevoir les mêmes e-mails, vous continuez probablement à envoyer la même réponse. Surtout si vous gérez les demandes des clients.

Gagnez du temps en préparant quelques réponses standardisées que vous pouvez utiliser dans ces situations. Gardez-les à portée de main dans un document texte ou dans votre boîte aux lettres.

Désabonnez-vous impitoyablement

Il existe une tonne d'excellentes newsletters. Mais si vous en recevez trop, vous finissez par ne lire aucun d'entre eux.

De plus, ils ont tendance à obstruer votre boîte de réception. Non seulement cela complique la gestion de vos messages, mais cela crée également du stress. Et en plus de cela, vous devez les supprimer chaque fois que vous les recevez.

À partir de maintenant, au lieu de les supprimer, désabonnez-vous. Et soyez systématique à ce sujet.

Le FOMO pourrait intervenir. Mais si vous n'avez pas pris le temps de lire ces newsletters depuis longtemps, vous n'alliez pas les lire de toute façon.

Configurer des répondeurs automatiques

Si vous recevez beaucoup de courriels, la configuration d'un répondeur automatique peut être d'une grande aide.

Il peut aider à gérer les attentes et à fournir à votre destinataire les informations dont il a besoin.

Voici quelques exemples de répondeurs automatiques que vous pouvez configurer.

Gérer les attentes

Si vous recevez beaucoup de courriels, il peut être intéressant de faire savoir aux gens quand ils peuvent s'attendre à une réponse. Ou faites-leur savoir qu'ils doivent insister s'ils n'obtiennent pas de réponse dans le délai imparti.

Cela vous soulagera de beaucoup de pression et vos destinataires l'apprécieront.

Vous pouvez également mentionner d'autres personnes/ressources vers lesquelles ils peuvent se tourner, le cas échéant.

Redirection

Vous recevez peut-être de nombreux e-mails qui devraient être traités par un autre membre de l'entreprise.

Dans ce cas, la configuration d'un répondeur automatique peut vous faire gagner un temps précieux.

Voici à quoi cela peut ressembler :

Bonjour,

Merci de nous avoir contacté ! J'ai reçu votre message et je le traiterai sous peu.

Pour les questions de comptabilité, veuillez écrire à Jerry à l'adresse accounting@company.com

Pour les questions de marketing, veuillez écrire à Elaine à l'adresse marketing@company.com

Acclamations

De cette façon, vous n'avez pas à perdre de temps à rediriger manuellement ces e-mails.

Problèmes

Votre produit/site Web rencontre peut-être des problèmes. Dans ce cas, vous pouvez vous attendre à ce que de nombreux e-mails inondent votre boîte de réception sous peu.

Bien que vous ne puissiez probablement pas éviter le flot de courriels, vous pouvez éviter d'avoir à répondre manuellement.

Voici à quoi cela peut ressembler :

Bonjour,

Merci de nous avoir contacté !

Nous sommes conscients qu'il existe actuellement un problème avec [XXX] et nous faisons tout notre possible pour le résoudre.

Nous sommes vraiment désolés pour la gêne occasionnée. Ce problème devrait être résolu prochainement.

N'hésitez pas à répondre à cet e-mail si vous avez d'autres questions.

Acclamations

Cela devrait satisfaire la majorité des personnes qui s'intéressent à ce sujet.

Supprimez tout

Les situations désespérées appellent parfois des mesures désespérées.

Êtes-vous déjà revenu de vacances avec plus de 500 e-mails dans votre boîte de réception ? C'est un cauchemar.

Si vous recevez de nombreux e-mails non essentiels, il est parfois préférable de simplement les supprimer.

Si le problème est important, l'expéditeur assurera le suivi.

Vérifiez vos e-mails 1 à 3 fois par jour

Il est bien plus efficace de traiter des e-mails en masse que tout au long de la journée. À moins, bien sûr, que votre travail n'exige que vous les traitiez immédiatement.

Le traitement de deux e-mails à la fois prend moins de temps que le traitement de deux e-mails séparément. Cela prend en moyenne 64 secondes pour revenir à un niveau de concentration normal après avoir traité un e-mail.

Ainsi, plus vous traitez d'e-mails séparément, plus vous perdez de temps.

Réglez 1 à 3 fois par jour pour traiter les e-mails et respectez-les.

Snooze e-mails

Si un e-mail n'a pas besoin d'être traité immédiatement, mettez-le en attente. La plupart des services de messagerie vous permettent de faire disparaître un message et de le faire réapparaître à une date et à une heure choisies.

Cela vous permet de garder une boîte de réception propre et de ne pas vous soucier des choses non urgentes.

Utilisez la règle de la minute

Le traitement des e-mails peut être une tâche ardue.

Un moyen simple de faciliter cela est d'évaluer si un e-mail peut être traité en 1 minute ou moins. Si c'est possible, faites-le tout de suite.

Cela devrait vous aider à vous rapprocher de la boîte de réception zéro.

Archivez les e-mails importants

Ne laissez pas d'e-mails importants s'attarder dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez les supprimer par accident ou il peut être très difficile pour vous de les récupérer plus tard. (La plupart des moteurs de recherche de boîtes aux lettres sont notoirement mauvais.)

Pour éviter tout cela, archivez les e-mails importants. De cette façon, ils n'encombrent pas votre boîte de réception et vous pourrez facilement les retrouver plus tard.

Utiliser des raccourcis

Lorsque vous traitez un grand nombre d'e-mails, il est essentiel de disposer d'un flux de travail fluide.

Pour ce faire, vous devez utiliser les raccourcis clavier à votre avantage. La plupart des clients de messagerie les prennent en charge.

Voici quelques raccourcis Gmail :

- ! : Marquer comme spam

- r : réponse

- a : répondre à tous

- f : vers l'avant

- b : snooze

Vous pouvez utiliser la plupart de ces raccourcis dans, entre autres, Airmail et Outlook.

Désactiver les notifications

À propos 76 % des travailleurs consultez leurs e-mails en dehors des heures de travail. Cela peut être problématique car le courrier électronique est un facteur de stress important.

Le courrier électronique (et l'habitude de le vérifier) maintient les gens en état d'alerte constant. Ce qui entraîne une augmentation du rythme cardiaque et des niveaux de stress.

C'est le genre d'habitude qui vous amènera à détester votre boîte de réception. Et pour être de moins en moins efficace. Et plus enclin au burn-out.

Évitez complètement les e-mails

Les e-mails ont tendance à s'accumuler rapidement. Les professionnels envoient et reçoivent, en moyenne, 127 e-mails par jour.

Donc, lorsque vous pouvez éviter d'envoyer un e-mail à quelqu'un, faites-le.

L'un des moyens les plus simples de réduire le volume des e-mails est de se débarrasser des e-mails internes.

L'emailing interne dans une entreprise peut être remplacé par des outils tels que Slack ou Teams.

Envoyez un message directement à votre collègue. Et s'ils ont besoin d'agir, ils peuvent créer une tâche sur leur liste de tâches.

(Conseil de pro : dans Rooftop, e-mails sont tâches ; Essayez-le maintenant et réduisez de 50 % le temps que vous consacrez à la communication interne)

Par quoi commencez-vous ?

Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour commencer à gérer vos e-mails plus efficacement.

Et ce qui est bien, c'est que vous pouvez commencer à le faire tout de suite, sans avoir à investir d'argent.

Il n'y a donc vraiment aucune excuse !

Quel conseil allez-vous mettre en œuvre en premier ?

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